Wie sieht der perfekte Preisanpassungsbrief aus? Schwierig zu beantworten - aber nach dem Lesen dieses Artikels werden Sie auf jeden Fall einen guten Brief hinbekommen, der seinen Zweck erfüllt.
Wie sieht der schlechteste Preisanpassungsbrief aus? Das ist einfach: das ist der Brief, den Sie gar nicht erst schreiben. Warum? Weil der Preisanpassungsbrief tatsächlich die beste Möglichkeit ist, die unangenehme Botschaft "Preiserhöhung" zu transportieren - und das aus mehreren Gründen.
Im Kern ist auch eine Preiserhöhung nichts anderes als eine Preisverhandlung. Wie bei jeder anderen Preisverhandlung auch gilt, dass Sie möglichst früh klar sagen, was Sie wollen. (Das ist das Thema "Preisanker", das schon einmal Thema im Blog war.)
Preiserhöhungen gehören - für Dienstleister wie auch für Kunden - in die Kategorie "U" wie unangenehm. Mit dem Absenden des Briefes zu einem bestimmten Termin beginnen Sie offiziell diese wichtige Phase in der Kundenbeziehung und vermeiden, dass das Thema verschleppt wird.
Preiserhöhungsbriefe sind extrem effizient! In einer überraschend hohen Anzahl von Fällen ist das Thema mit dem Brief mehr oder weniger erledigt. Die Kunden sind informiert, verstehen die Preiserhöhung und akzeptieren sie.
Im Preiserhöhungsbrief ist es leicht, das Thema so rüberzubringen, wie man es sollte: nüchtern und faktenbasiert. Im persönlichen Gespräch gerät man dagegen schnell in eine Verteidigungshaltung und lädt die Kunden dazu ein, sich intensiver mit dem Thema auseinanderzusetzen.
Daher ist der erste Tipp zum Preiserhöhungsbrief, dass man ihn unbedingt als Instrument nutzen sollte! Hier kommen weitere Tipps mit der Erfahrung aus etlichen Preiserhöhungsaktionen, die ich für unterschiedliche Branchen durchgeführt habe.
Stil? Nüchtern und faktenbasiert, keine Blümchen. Preiserhöhungsbriefe sind im besten Fall kurz, eine Seite sollte locker reichen. Wie jeder Geschäftsbrief haben sie eine persönliche Anrede.
Wie konkret? Grundsatz ist: so konkret wie möglich. Ein Brief mit der Botschaft à la "wir werden Ihre Preise anpassen und sie demnächst dazu persönlich informieren" erfüllt den oben beschriebenen Zweck nicht. Am Besten ist es sicherlich, wenn die neuen Preise genannt werden, z.B. auf einer zweiten Seite "Übersicht neue Preise". Falls das nicht möglich ist, z.B. bei zentral versendeten Briefen, funktioniert auch eine Botschaft wie "müssen Preise mit +x% anpassen".
Nenne ich das Kind Preisanpassung oder Preiserhöhung? Empfohlen wird "Preisanpassung", um die fiese Alternative zu vermeiden. Ob das eine Rolle spielt?
Wie begründen? Im Regelfall erhöhen wir die Preise Faktor-neutral. In diesem Fall reicht der Hinweis, dass die Löhne um x% gestiegen sind, um die entsprechende Erhöhung der Verrechnungssätze zu rechtfertigen. Man sollte aber auf Nachfrage argumentieren können, warum das ein faires Vorgehen ist. (Das habe ich schon einmal in einem früheren Blog beschrieben).
Sollte man aktuell auch "Inflation" zur Begründung heranziehen? Ich würde es nicht tun, weil ich es wenig überzeugend finde. Wir sind alle keine Wirtschaftsexperten und ob die Inflation kommt und wie stark sie sein wird, weiß kein Mensch. Da in der Zeitarbeit über 90% aller Kosten aus Lohnkosten bestehen, ist die Inflation auch erst dann relevant, nachdem sie sich in den Löhnen niedergeschlagen hat. Das ist sicher - noch - nicht der Fall. Und wenn es irgendwann einmal so käme, dann wäre das Thema in einer Faktor-neutralen SVS-Erhöhung auch bereits abgefrühstückt.
Absender? Sollte die Geschäftsleitung sein und nicht die Kunden-betreuende Stelle oder Person. So spielt man etwas "good cop - bad cop" und nimmt die Kundenbetreuer aus der Schusslinie. Für die Kunden geben wir so auch das klare Signal, dass Alle den Brief erhalten und sie nicht Opfer irgendeiner Sonderbehandlung sind.
Timing. 2-3 Monate vor dem Preiserhöhungstermin. Das ist auch der Grund, warum ich diesen Blog jetzt schreibe: bei Kunden mit Preisanpassungstermin am Jahresanfang sollte man jetzt loslegen! Kunden spielen nach meiner Erfahrung oft auf Zeit, und mit einem frühen Brief durchkreuzen wir diese Strategie von Anfang an. Idealerweise setzen wir in dem Brief auch einen Termin, z.B. für die Rücksendung der neuen Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) bzw. Ergänzungen dieser Verträge. Auch wenn diese Termine nicht eingehalten werden, entsteht so ein moralisches Druckmittel für uns ("hätten schon vor zwei Wochen zurück sein sollen"). Die Ausrede "oh, wir wussten gar nicht, dass wir etwas tun mussten" zieht dann auch nicht mehr.
Schlussformel? Immer wieder Anlass für Diskussionen. Ich persönlich finde einen Satz wie "Wir hoffen auf Ihr Verständnis" angemessen, aber hatte schon Hardcore Geschäftsführer, denen das schon zu viel "Verteidigungshaltung" war. Zum Schluss ist es eine Stilfrage.
Ich hoffe, dass Ihnen die Tipps oben helfen, gute Preisanpassungsbriefe zu schreiben. Was kann schon schiefgehen? Auch ein nicht-ganz-perfekter-Brief ist so viel besser als gar kein Brief. Das ist der wichtigste Tipp!